Teknisk Udvalg i Viborg siger farvel til papir: Godkender nu protokoller digitalt
På et møde i Teknisk Udvalg under Viborg Kommune onsdag den 3. juni 2026 skulle udvalget tage stilling til godkendelse af beslutningsprotokollen. Ifølge dagsordenen for mødet, der fandt sted klokken 08.30, var punktet en ren formalitet, men det illustrerer den digitale arbejdsgang, som udvalget benytter.
Sagsfremstillingen beskriver, at godkendelsen sker ved, at hvert medlem elektronisk underskriver i systemet Prepare ved at trykke på knappen ”Godkend”. Der er således tale om en standardprocedure, hvor udvalget bekræfter, at referatet fra det foregående møde er korrekt.
Digitalisering af kommunale processer
Brugen af Prepare til elektronisk underskrift er et eksempel på den løbende digitalisering af kommunale arbejdsgange i Viborg Kommune. Systemet gør det muligt for udvalgsmedlemmer at godkende dokumenter uden fysisk fremmøde, hvilket kan spare tid og ressourcer. For borgere, der følger med i kommunalpolitik, er det værd at bemærke, at selv rutineprægede punkter som protokolgodkendelse nu håndteres digitalt.
Betydning for gennemsigtighed
Selvom godkendelsen af beslutningsprotokollen er en intern procedure, er den med til at sikre, at der er et officielt og juridisk gyldigt grundlag for de beslutninger, udvalget træffer. Borgerne kan dermed have tillid til, at dagsordener og referater er korrekt dokumenteret.